« 5 bonnes pratiques du réseau collaboratif en administration » par Elodie Delvaux

Ecrit par Elodie Delvaux

En termes d’intelligence collective, on ne peut pas vraiment dire qu’il y a des règles d’or. Un groupe d’individus n’est pas l’autre, ce qui a marché pour l’un n’est pas forcément adapté pour les suivants. C’est le groupe qui doit inventer ses propres mécanismes d’interactions. Par contre, préparer un environnement favorable à l’émergence d’un réseau collaboratif au sein d’une administration, cela peut tenir en quelques bonnes pratiques…

1. Dégager du temps

On ne le dira jamais assez, mais la clé d’un réseau collaboratif, c’est le temps. Parce qu’avoir du temps, c’est être disponible et ouvert à la rencontre. Et de la rencontre nait le réseau. Constituer un réseau, c’est se rendre disponible à l’autre et à ce qu’il fait. En l’écoutant on peut apprendre de nouvelles pratiques, de nouvelles idées et tisser des liens.

Le point fort d’un réseau, c’est la connaissance que les membres ont de leurs partenaires et de leurs compétences.

2. Transcender les silos

Une administration, ce sont des individus qui travaillent souvent côte à côte ou successivement dans l’analyse de dossiers, mais rarement avec une vision globale de la chaine. Les démarches administratives auxquelles sont confrontées les usagers se heurtent à la logique des processus, de la séparation des tâches en vue de leur optimisation. Or pour apporter une vraie simplification, une vraie innovation qui aura un impact sur la satisfaction globale de l’usager, il faut comprendre ce qu’il vit et faire l’expérience de son parcours dans son ensemble. Cela nécessite souvent une approche transversale, qui va au-delà des services, des départements, des directions générales.

 

3. Inclure le réseau dans la stratégie

Parce que le réseau doit avoir un but, il est important que le management sache ce que font les agents qui y contribuent mais aussi ce qu’il peut attendre d’eux. C’est du gagnant-gagnant: je te laisse du temps pour affiner tes compétences, en acquérir de nouvelles, mais il faut les mettre à disposition du plus grand nombre. C’est assez logique, les connaissances que les membres du réseau acquièrent doivent servir à simplifier la vie de tous, et à adapter la stratégie de l’administration générale en conséquence.

 

4. Refuser l’institutionnalisation

Cela peut paraitre incompatible avec le point précédent, et pourtant! Demander un reporting, suggérer des rencontres et des recherches, c’est différent d’imposer la participation des agents au réseau et du contrôle strict de leurs activités. Or on est vite tenté de franchir le pas qui distingue les deux approches. Le risque est grand: le réseau servirait alors juste à contrôler l’avancement de certains projets et risquerait de s’engluer dans un rôle de PMO, de perdre son côté « recherche et innovation » et toute la spontanéité qui en fait un endroit convivial et créatif. Le réseau devient un outil d’exécution, plus de réflexion et de proposition.

Institutionnaliser, c’est contraindre, introduire des processus et de la lourdeur. On se sent plus surveillé qu’encouragé à être innovant et disponible.

5. Suggérer mais pas imposer

Le rôle du management, c’est d’inciter. C’est de donner envie à ses agents de découvrir, s’informer, aller plus loin dans la pratique de leur métier. Un réseau de gens qui sont contraints à y participer, c’est aller droit dans le mur parce que l’obligation n’a jamais été un moteur créatif. Par contre, identifier les agents qui ont ce potentiel d’ouverture, cette curiosité et les guider dans la bonne direction, c’est leur ouvrir le champ des possibles.

Le propre d’un réseau, c’est son dynamisme, les petits coups de main que l’on se donne entre collègues parce qu’on s’apprécie et que cela restera entre nous.

Voilà ce que j’ai pu identifier dans mon propre environnement de travail, mais puisqu’on parle d’intelligence collective, n’hésitez pas à alimenter avec votre propre expérience!

Article original  : https://www.linkedin.com/pulse/5-bonnes-pratiques-du-r%C3%A9seau-collaboratif-en-elodie-delvaux

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